《高尔夫俱乐部经营与管理》连载系列—13—
2016-10-25 17:22:54 来源：中国高尔夫产业网 点击：
在日常经营过程中，存货的周转快，流动性强；在会计核算上，存货项目多，业务复杂，存货项目的错报对会计报表其他项目具有牵涉性的影响。因此加强存货业务的控制，对保证会计信息的真实性和可靠性具有重要影响。俱乐部涉及高尔夫球场运营、餐饮及高尔夫用品销售，存货的种类多、数量多，特别是高尔夫用品的价值较高，因此存货总值在流动资产中比重较大。俱乐部各营业点都有自己的特点，例如，高尔夫球场使用的化肥、农药需要较大的存储场地；餐饮部的存货大多需要冷藏或冷冻，且储存地点要便于使用；高尔夫用品需要阴凉、通风、干燥的仓库等； 各种物资对存储条件要求差别很大，所以很难做到集中存放保管。并且一般俱乐部的员工居住区距离俱乐部营业地点也有一定距离，需要有自己的仓库保管物品，这些原因造成物品的存放或所处的地点比较分散。因此盘点的工作量大，使得会计记录工作量大，就容易发生记账错误；管理监督不当就会造成物资损坏、变质、短缺、被盗等。
（1）材料、商品的采购。不合理的购入，一方面会因采购量太大而占用太多资金，造成存货的积压，增加储存保管成本；另一方面也可能会因采购数量太少，影响正常的经营运作。例如维护高尔夫球场使用的化肥、农药和草皮等对存放和保管的要求很高，过多的采购很容易因失效、变质造成损失；采购太少，也会造成短缺，影响球场的正常使用。另外，存货结构不合理，还可能导致其他存货无地可放，或只能分散存放，造成很大的浪费。
（2）存货的实际存在。良好的内控会计制度能对存货做出合理分类，对同类存货指定地点集中存放，指定专人保管，对存放地点进行详细记载，避免遗忘，减少损坏、变质、缺陷和被盗现象发生，保证已发生购货业务均已记录。
（3）合理确定存货价值。存货计价符合制度或准则规定，并一经采用即一贯执行，保证存货成本计算过程和会计账务处理正确。
（4）损益表中的成本核算。通过正确计算购入材料成本，达到正确计算营业成本，真实反映企业的经营及财务状况的目的。
（1）严格遵守采购流程。请购，各使用部门须按预算请购需要的存货，在与仓库核对确从无可使用存货后，填写请购单并由部门负责人签字确认，送交财物总监及总经理审批。采购部门在收到有财务总监和总经理签批的请购单后，发出订购单，写明所需购入物资品名、数量、价格、俱乐部指定的供应商，并由被授权的采购员签名。供应商由俱乐部定期通过竞标的方式选定，对于特殊商品只有唯一供应商可提供的须报授权董事批准。订购单一式四份， 使用部门、财务部、仓库管理人员及采购员各一份（图4-2）。
（2）规定采购和验收的时间以提高效率、降低管理成本。具体的时间规定可参考表4-1。
（3）严格验收手续。仓库管理员在收到货物后应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，并填写一式三联、预先编号的验收单，作为验收、检验依据。对没有订购单或不符合订购单要求的物品不能接收。所购物资在入库前，必须由财务部、行政部和仓库管理人员同时在场验收（每日采购的新鲜食品除外），对验货有专业要求的（比如高尔夫用品，餐饮部使用的干鲜食品及酒水、烟草等）应当及时通知使用部门派人共同验收，合格后方可办理验收手续。
（4）合理摆放、保存已验收的商品存货。已验收合格的商品应归类摆放，保证物品先进先出。
（5）每月盘点存货。财务部每月末指定一天为盘点日，当日对各个仓库的存货进行抽查或全面盘点。负责成本核算的会计根据账面记录的上月结存和本月的采购及领用情况，结算出月末库存商品余额；同时各仓库也根据自己的实际库存填制由会计下发的盘点表。财务部根据对比的情况，决定全面或抽查的商品种类，但对于高价值的物资如高尔夫用品、酒水等无论数量多少都要进行全面盘点。
（1）职责分工制度。存货业务涉及请购、审批、采购、验收、付款、保管、领用、记账等各个环节，俱乐部应当根据这些环节业务的不同性质，规定明确的职责分工，各个环节由不同的部门或人员分工办理，特别是对一些关键的岗位职责加强控制。例如，对采购的审批、对购货的验收、对购货的付款等业务环节，都采取了重点控制，对关键岗位如采购等采取轮岗的办法，防止失职或是舞弊现象的发生。
（2）请购和审批制度。采购部向外部采购货品，应有完备的计划，对采购业务的发生要严格控制。在请购制度方面，明确规定由使用部门提出请购要求。所有的购货申请，都需在检查库存、对比预算后，在综合考虑各方面情况的基础上，决定是否批准采购申请。
（3）采购环节内控制度。一是对采购环节的各项业务建立职责分工，实行职务分离控制。具体执行方式为：采购申请应当由使用部门提出，采购部门采购，使用部门无权擅自采购；货物的采购人不能同时担任货物的验收工作；付款审批人和付款执行人不能同时办理寻找供应商和索价的业务；货物的采购、储存和使用人不能担任财务的记录工作； 付款审核人应同付款执行人职务分离。二是建立计划采购申请审批制度。俱乐部采购审批程序分两个层次，对小金额的采购由总经理签批，超过一定限额的须由董事加签。三是建立订货控制制度。为了达到加速资金周转，降低采购成本，提高经济效益为目的，采购部门对产品、市场、企业能力等各因素进行综合分析、比较，选择经济合理渠道，在调查了解各供应商的信誉和财务状况下，对大宗采购和经常性采购采用招标形式选择供货单位，招标过程由多个相关部门共同参与。四是建立严格的货款支付制度。发票价格、运输费、税款等必须与合同复核无误。
（4）验收、保管和发货制度。俱乐部购入的所有货物，要由仓管员、财务部、行政部共同负责验收。仓管员验收时，应查对购货合同和定购单，检查所到货物的品种、数量和质量，并填制验收报告和验收单，分别送交财务部门、使用部门和采购部门。对所收到的存货，仓储员要按照规定妥善保管，保证存货的安全性和完整性。
（5）存储内控制度。存货从验收入库到发出使用前，有一段时间要在仓库进行保管，为达到保质、保量及保安全的目的，仓库管理员要根据存货的特点，对重点物资重点管理；存货分库、分区、分类保管；由财务部建立清查盘点制度，行政部定期抽查，做到库存实物与账、卡相符；建立保管安全制度；订立“安全操作规程”，健全安全保卫工作，做好消防及其他安全工作。
（6）存货领发控制制度。购入商品一律办理入库后才能发出和领用（每日采购的新鲜食品除外）；包装物和低值易耗品领用，采用五五摊销的方法，不得随意改变；领料要有领料单，接单放料并及时登记入账；定期盘存。各部门需按照预算领用，填写领料单，报经本部门主管批准后，方可以向仓库领料。仓库在核准领料单后，按领料单上所列内容发料。领料单一式三份，一份留仓库作为发料的凭据，一份送交财务部门记账，还有一份由领用部门存查，并及时填写存货登记簿。
（7）存货核对制度。存货盘存方法有永续盘存和定期存制两种，为达到有效的存货控制目的，俱乐部可以将两种存货盘存制度结合起来使用，即平时要求保持良好的永续盘存记录，同时进行必要的定期和分批的实地盘存，以防止永续存制下存数和实存数可能存在不相符的错误。财务部门负责日常的核算，根据存货的品种，分别设置存货明细账，根据有关原始凭证，逐笔登记存货的收发数量和金额，随时反映存货的结存数量和金额。月末对库存材料进行盘点，盘点结果与相应的账务记录核对，并编制库存材料盘点表，详细反映各种材料的盈余或亏损情况。通过定期盘点和及时对账，保证账账相符和账实相符。
俱乐部存货业务内部财务控制的监督检查， 从以下几方面入手：
首先，行政部负责定期检查存货由哪些部门提出请购；采购计划是如何编制的，供货合同是如何签订的；到货后是否经过认真的检验，有无验收报告；购货业务付款时有无专人认真核对有关合同及文件，实际付款额与购货额是否一致；存货的请购、审批、定购、验收、付款、记账等职务是否合理分工，职责是否清楚等。
其次，财务部负责检查存货收发凭证的流转程序和账簿的登记情况。包括存货的收发是否填制或取得合法的凭证，凭证手续是否完备；有关凭证是否按规定的程序流转，凭证在各部门之间的存放是否合规；并自查是否根据合法的凭证及时登记有关总账和明细账，账务记录的内容与凭证的内容是否一致等。
行政部和财务部定期检查存货的保管和发货情况。存货的库存条件是否完备，能否适应存货保管的要求，保证存货的安全性和完整性；存货管理人员的职责是否明确，管理人员的素质能否适应存货管理的要求；各种存货有无完备的记录，存货记录的登记是否及时；对贵重存货和管理有无采取特别的措施；所有的发货是否以经过批准的领料单为依据；发货有无经过认真的计量；发货后是否及时登记有关发货记录等。查对领料凭证和手续，重点检查领用材料是否都填制领料单、领料单的内容是否合理、手续是否合规，有无不按规定填写领料单领料的情况，或者是先领料后填单的情况，其原因和目的是什么；领料退回的手续是否合规，有无假退料的情况等。
财务总监定期检查存货的盘点和对账情况，是否按规定进行存货的盘点；盘点程序是否合规，盘点人员的独立性，对盘点处理和记录的仔细程度及他们鉴定和描述存货的能力；有无存货盘点计划，实际的操作与计划的规定有无出入；有无存货盘点记录，对
盘点结果的处理情况如何；平时有无经常核对存货记录，存货总账和明细账的核对是否一致，对账务记录中的差异是如何处理的等。
总经理不定期抽查材料采购合同的合规性及采购的适当性。有针对性地了解合同的签订是否合法，合同规定的供应办法是否合理，供货合同的执行是否正常。有重点地查对一些采购业务；检查有关采购业务有无采购计划，实际的采购与计划的规定是否一
致；入库的材料手续是否齐备，有无填制检验单；所购材料的品种、规格、单价与合同的规定是否一致，是否符合俱乐部的需要。
另外，财务部还定期对物资采购支出的正确性进行自查。将实际支付的价款与购货发票及有关凭证核对，查明有无多付或少付货款；对大额的采购支出，要重点抽查其原始凭证和记账凭证；查对有关的货运文件及付款凭证，核实运费的支出是否合理，有无虚假等。检查已经付款的物资是否全部收到，对购货退回的物资重点了解退货后对方有无退回货款，退回的货款是否及时入账，有无争议不快的事项等。对有订购单但未有收货纪录的也要及时查明原因，以防止物资不到位影响正常的运作。
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