者财务部无法监督仓库盘点工作,不能及时发现仓管人员管理不善、舞弊现象;抑或会计人员成本核算不熟练,商品一经验收、 付款即全部计入当月营业成本或费用。这些做法一方面使得营业成本和经营费用的核算与实际情况不相符,即成本费用高于实际;另一方面,由于存货已无账面反映,给日后存货管理造成困难。
(六)
无法执行预算管理
由于新开俱乐部预算的制定大多是参照其他高尔夫俱乐部制定的,而营业初期的突发事件容易造成与俱乐部实际情况额差距,给预算管理造成很大的难度。但是不执行预算管理,各项费用支出、物资采购的控制就失去了衡量的标准。一方面使得成本控制流于形式,另一方面资金的管理也变得难以控制,不但影响了应付账款的支付,损害了俱乐部的信誉,而且由于货款支付的延迟影响到正常的物资供应,打乱了正常的工作秩序。
财务管理上的种种问题对俱乐部都造成一定程度上的困扰,对一个以盈利为目的的企业而言,营业成本高,存货采购价格高、重复采购,固定资产使用不当,管理混乱甚至流失等现象都是管理者所不愿意看到的,因此健全内部财务控制体系作为完善企业内部控制的重要组成部分也成为俱乐部必须面对和解决的问题之一。
第二节 高尔夫俱乐部财务内部控制
一 、俱乐部设计内部财务控制框架
俱乐部设计内部财务控制,主要是确定控制目标、整合控制流程、鉴别控制环节、确定控制措施。
控制目标既是管理经济活动的基本要求,又是实施内部控制的最终目的,也是评价内部控制的最高标准。在设计内部财务控制框架的过程中,俱乐部根据业务活动的内容特点和管理要求可以将内部财务控制的目标概括为以下六点:
(1)维护财产物资的完整性;
(2)保证会计信息的准确性;
(3)保证财务活动的合法性;
(4)保证经营决策的贯彻执行;
(5)保证生产经营活动的经济性、效率性和效果性;
(6)保证国家法律法规的遵守执行。
以上六项目标作为俱乐部的基本目标,还可以细化为一些具体的控制目标。例如,第二项基本目标“保证会计信息的准确性”,可分解为:① 保证会计凭证的准确性;② 保证会计账簿的准确性;③ 保证会计报表的准确性等几项具体目标。
整合控制流程是指当俱乐部的业务流程存在控制缺陷时,根据控制目标和控制原则,对贯穿于具体业务活动始终的基本控制步骤及相应环节加以整合。
鉴别控制环节的主要目的是控制容易发生偏差的业务环节。那些可能发生错误因而需要控制的业务环节,通常称为控制环节或控制点。控制点按其发挥作用的程度而论,可以分为关键控制点和一般控制点。那些在业务处理过程中发挥作用最大,影响范围最广,甚至决定全局成效的控制点,对于保证整个业务活动的控制目标具有至关重要的影响,就是关键控制点;相比之下,那些只能发挥局部作用,影响特定范围的控制点,则为一般控制点。如采购业务中的“验收”控制点,对于保证材料采购业务的完整性、实物安全性等控制目标都起着重要的保障作用,因此是采购控制系统中的关键控制点;相比之下,“审批”、“签约”、“登记”、“记账”等控制点,即是一般控制点。控制点的功能需要通过设置具体的控制技术和手续来实现。
确定控制措施是指为预防和发现错误而在某控制点所运用的各种控制技术和手续等。如现金控制系统中的“审批”控制点,就设有:主管人员授权办理现金收支业务;经办人员在现金收支原始凭证上签字或盖章;部门负责人审核该凭证并签章批准等控制措施。
二、俱乐部设计内部财务控制
货币资金是俱乐部流动资金中最活跃的部分,容易被侵占、挪用、贪污,因而俱乐部对加强货币资金控制就显得十分重要。货币资金业务管理失控的常见情形主要有少列收入或截留各种现金收入;公款私用,挪用资金;虚报冒领,虚列支出;出借账号,违规操作;涂改凭证,虚构内容;延迟入账,挪用现金;重复报销,贪污现金;库存现金超额存放;白条报销,白条抵库;未经批准坐支坐收等。为防止这些现象的发生,俱乐部采用先进的高尔夫球场管理系统加强对营业收入的控制,明确了营业收入收缴程序;对货币资金业务建立了严格的授权审批制度,授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定了经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。规定审批人应当根据货币资金授权批准制定的规定,在授权内进行审批,不得超越审批权限;经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,经办人员应拒绝办理,并及时向财务主管及审批人的上级授权部门报告;对于重要货币资金支付业务,实行董事会决策和审批,并建立责任追究制度,防范违法、侵占、挪用货币资金等行为。
在现金控制流程中,主要控制点在审批、审核、收付、复核、记账、核对、清点和清查。现金内部控制的目标主要有:
第一,保证现金收支正确合法。财务部应该根据现金管理规定,针对有关现金收支 业务,严格审核业务内容,正确计算现金数额,准确收付现金,避免错收错支等问题的发生。
第二,保证现金结算及时适当。财务部应该合理安排现金收支时间,适当选择现金收支方式,提高资金使用效率,避免提前或逾期付款而占用资金和影响业务进行。
第三,保证现金存储安全完整。财务部及其他有现金收入的营业点应该严格保管现金,安全放置现金,超过限额部分应及时送存银行,防止现金遭受抢劫、盗窃,以及贪污、挪用等损失,保证货币资金安全完整。
第四,保证现金核算真实并符合相关规定。财务部应该结合俱乐部实际情况,按照财务管理制度要求设计现金收支凭证和核算账表,如实记录现金收支业务 ,正确核算现金收支数额,监督并反映坐支、私分、私存和非法占用现金等违纪问题,并提供真实、准确的现金核算信息。
现金内部控制的措施主要有:
第一,采用先进的高尔夫球场管理系统。一般客人在俱乐部停留的时间很长,消费项目多。如果客人在各个消费点都使用现金或信用卡结算必然会增加各营业点错误和舞弊的发生。如收多或少收货款,销售商品不计当日营业收入,销售自己购入的商品赚取差价等。为了防止这些现象的发生,很多俱乐部使用了先进的专业管理系统----远古高尔夫球场管理系统。该系统采用局域网的方式,将各个营业点同前台的收银台连接起来。客人使用俱乐部前台发放的信息卡在俱乐部内消费,各营业点将销售情况直接输入系统并将该信息同时记录在客人所持的信息卡上,由前台统一结账。这样不但避免了前面所述的问题,也避免了以往由客人在各消费点签单而造成因单据传递不及时或丢失而给俱乐部带来直接的经济损失。
第二,建立内部牵制制度。财务部设置收入审计、出纳和总账会计三个岗位来完成营业收入的收缴、核对及审计、记账。
收入审计负责审计各营业点每日的收入情况及会籍销售情况,包括收款单据的核算是否正确,收款单据的编号是否连续,签单人员的权限是否符合俱乐部规定,签单是否符合俱乐部规定的程序及每日营业报表与所附单据是否相符,做出收入报表。
出纳负责每日两次收取各营业点的营业收入,每日早上一次和下午一次。早上收取前一日下午收款以后的营业收入,每日下午收取当日的营业收入。把上午和下午的收款时间以文件的形式固定下来。收取和清点收入(包括现金和信用卡凭单)时需有当班的保安主管在场,填写清点报告,内容包括缴款单位、现金数量、信用卡 刷卡单及出纳和保安主管签名。之后,出纳与收入审计人员