第三节 现场操作

        这是整个赛事活动组织中的重头戏，能否实现举办赛事的预定目标就在此一举，即所谓“临门一脚”。事实上，道理是只要事前准备工夫做足做好，现场就会显得从容，否则，差漏在所难免。球会总经理对赛事举行当日的所有活动都应了然于胸，操控于掌。作为球会领导，总经理可能要出席当日的一些仪式甚至参加比赛，这使其不可能再有太多的时间和精力兼顾组织工作，具体的事情就要安排由各部门负责执行，然后进行检查、督促、跟进、落实，并取得反馈。千万别逞一时之勇，自己去亲自操作某一环节，这样反而会顾此失彼，如遇到突发事件或紧急情况，就更加无法处理。

        球会总经理在赛事活动当日，主要做准备工作检查、仪式控制、赛程控制、出席仪式或比赛、接待参赛人士并交流互动等工作。

一、检查准备工作

        比赛当日的准备工作检查就显得非常重要。检查中除了要看已布置的任务有否完成，还要看有否缺漏，如何补救，有没有必要根据现场变化及时进行调整等。这项检查工作最好在赛事活动举行之前两小时进行，以便发现问题后有解决的余地。具体主要检查场面布置工作，仪式准备工作，赛事准备工作和场地准备工作。

（一）场面布置工作

        场面布置工作主要检查各项装饰品和摆设如彩旗、横幅、背景板、花篮、签到台、签到簿、签到笔、胸卡、礼品、舞台、主席台、名卡、音响、灯光、麦克风、指示牌、奖品展示等，是否已到位，摆放是否合理、协调、悦目，文字图案有否错漏，数量、强度是否合乎要求等。

（二）仪式准备工作

        仪式准备工作主要确定主持人是否到位，有否准备好仪式程序、嘉宾名单、演讲人及演讲稿、仪式用器具（如剪彩要有彩带、剪刀；动工要有花洒、铁锹；开球要有球杆、球座和烟雾球；颁奖要有奖品、奖杯等）、礼仪小姐等。

（三）赛事准备工作

        赛事准备中最关键的是分组名单。分组要合理，如邀请赛中重要的嘉宾排前面，级别相当的排在一起；而对抗赛中水平相当的要排在一起；一组不能都是熟人等，这相当有讲究。根据分组名单，要排列好出场球车和球童。球包要从客人卸包就开始确认，然后放上球车。流程要理顺，球车、球包、球童、开球洞位、组别等在客人到达前一定要一一对应好，哪个对不上都会使出发时乱作一团。

        其他的如球包贴、对讲机、巡场车、媒体用车、更衣柜、简餐、小卖店供应品、参赛须知、最远距离奖洞位标志、最近球洞奖洞位标志、记分卡收集处、成绩统计系统等也要一一齐备。

（四）场地准备工作

        场地准备工作要在比赛开始之前把场地走一遍。重点是各区域（发球台、球道果岭、高草区）剪草高度是否符合要求，是否一致；果岭速度多少，旗位是否合理；沙坑是否平整；道路是否清洁；储沙缸的补沙是否足够；各类标志（如tee mark 、界桩、距离桩、码数牌、补球tee等）是否齐全，有否安放适当；设有奖项的球洞有否提示，标志有否到位；小卖亭供应是否充足等。

        检查工作越充分越仔细，比赛的效果就越好。每个球场都有自己的特点，每次比赛都有不同的要求，不会一模一样。于是，无论如何，现场的安排需要总经理要有丰富的从业经验和专业知识，才能作出正确的判断，成熟一些的球会，总经理也会相对会轻松一些。

二、控制过程

        赛事活动过程的控制，主要是通过诸如仪式主持或球场的巡场员等人来完成，总经理只需要将过程控制的要求，如节奏快慢、时间长短、气氛冷热、重点人物的照顾等告诉他们，由他们去执行。然后密切注意进展情况，发现有与预期不合的马上作出反应。

这中间有几个问题需要注意的。

（一）贵宾的安排

        尽管事前已经多次落实，但贵宾到达的实际情况和计划还是常常出现差异，总经理必须应实际情况临场做出调整，特别是在类似开球仪式、比赛分组和颁奖典礼这些场合，总经理做出的调整必须是及时的、准确的、决定性的，包括贵宾的名称、排序和对应的活动（如讲话、开球、颁奖等），不能有丝毫的差错，否则引起的后果可能不堪设想，甚至破坏整个活动的效果。

（二）出发的安排

        现在很多的商业比赛为了更好地控制时间，都喜欢采用同时开球的形式，这就给出发安排提出了很高的要求。尤其是一些大型的比赛，准备有开球仪式，主办单位希望所有球员都参加完开球仪式观礼后才出发开球。如何在最短的时间内准确地把所有球员分流到各个发球台上，不用点技巧是不行的。一般可以这样考虑：

① 球车、球童、球包、球员一一对应，组别、洞号、球员姓名打印好张贴在球车前挡板上；

② 球车按出发顺序排好，离会所远的洞的车组放在前面，反之放在后面；

③ 如发球仪式地点（如1号或10号发球台）离会所较远的，可考虑将球车停放在举行仪式的发球台边；

④ 短洞（3杆洞）速度慢、拉不开，一般只放一组球员；长洞（5杆洞）则反之，可放两三组球员；

⑤ 距离较远的洞少放球员组，距离近的则可以多放一两组；

⑥ 没有球车或球车不够用的球场，可先将球童和球包输送到指定的发球台，等仪式完毕后集中专门输送球员，也可减少几个太远的发球台，只选择6个或12个发球台同时开球，效果也不会差得太远。

（三）比赛的节奏

        比赛进行的快慢，与整个活动能否成功有很大的关系。太快了，活动的气氛出不来，接下来的事项又没准备好，接不上；太慢了，容易引起客人不满，也影响后续程序的进行，要做到不疾不徐，张弛有道。要考虑到：

① 参加比赛的人数对赛程时间的影响，特别是最早打完的与最后结束的间隔时间不能太长；

② 更衣室、冲凉间同时可容纳的人数；

③ 之后的宴会、颁奖典礼的交通和时间安排。控制比赛节奏，巡场的作用是最关键的，好的巡场员不单能有效督促慢打球员，而且能及时处理争议，还随时将现场情况向总经理作实况汇报。有一个好的巡场队伍，总经理就等于多了一只有力的胳膞，多了一双明亮的眼晴。

（四）赛果的统计

        事先应在球员回场明显的地方设立成绩收集处，有专人负责督促和检查球员交验记分卡，然后送交记分员记分。现在很多球场都采用电脑计分，把姓名和每洞成绩输入，电脑软件就会自动计算出总杆、净杆的成绩和排名。科技的进步的确节省了很多人力物力，也减少了差错。但也要注意，如果按错了哪一个功能键或输错了某一个数据，那计算机也会毫不留情地给出一个错误的结果。所以，在电脑赛果出来后，先不要忙着宣布，还是要人工简单复核一下才好。

常见的一些赛果可这样处理：

（1）一般的商业比赛，为体现公平和同乐，多宣布总杆与净杆不同时获奖。如总杆、净杆成绩均排得上名次的，取名次高者。如名次相同，则取总杆排名；其他奖项，如最近旗杆奖、最远距离奖等，则可同时获奖。

（2）超过一名球员总杆成绩相同时，计奖的方法就有很多，有的比前后九洞成绩；有的从18洞倒数比，杆数先低者为胜等。其实这些算法都可以，因为高尔夫规则本身就没有明确业余比赛同分的计算方式（职业比赛不一样，最低总杆成绩有超过一名球员相同时，必须打延长赛定胜负；非最低成绩相同时，则同成绩选手平分该等名次的奖金），关键是组织者在开赛前，一定要将奖项和评判规则通过公告或比赛须知等方式事先告之球员，否则临时决定的评奖方式往往有作弊之嫌，引起不必要的争议。

（3）净杆成绩相同者一般取差点（即让分点）低者为胜，如再相同，则参考总杆平分计分方式定排名。

（五）结账的方式

        除邀请赛外，其他的多种比赛都存在球员赛后结账的问题，这时候人流比较集中，如何能快速处理，就考验了管理者的智慧。一般可以有几种方法：

① 集中前台、收银的人手和设备，全部用上；

② 在原收银台旁另设专门的赛事结账台，分流客人；

③ 减少平日结账兑球包卡等的繁琐手续，把这一类的工作安排给人员较多的球童部来完成；

④ 赛前作好区分，如对不同待遇的球员发给不同颜色的消费本、卡，或凭名卡、某种识别证等参加宴会、仪式等，这样有些费用可提前收取，避免最后扎堆的现象。

（六）突发事件的处理

        一百多人参加的比赛，随时都可能突发意外事件，比如争议、伤病等，事前总经理应安排有应付各种突发事件的预案（如工作程序、备用药箱和备用车辆等），遇有事发生时即行启动，迅速解决问题。主要原则是：① 以人为本；② 争取令比赛活动得以继续顺利进行。

三、参与接待

        参加当日比赛的来宾，多是受邀请的领导、贵宾、会员、媒体、合作单位人士等，总经理必须出面接待，逐一与之见面、沟通、交流，甚至陪同。主要注意几点：

（1）迎送要主动、直接；

（2）出席仪式，一般以客为先，方显大家风范；

（3）当日到场的贵宾，要列出名单，逐一落实，出席各项活动时千万不要漏人；

（4）自己做足功课，如是否需要讲话、剪彩、开彩球、打比赛、颁奖等，不打无准备之仗；

（5）多准备饮食品、车辆、礼物等，应付突然需要。

这里重点说明媒体接待。

        媒体在整个比赛活动中扮演一个很特别的角色，既是参加者又是旁观者，既是来宾又是工作人员，既不能全部享受参赛嘉宾的待遇，又要参与整个活动过程，因此，对于媒体记者，需要一些特别的安排，以使他们身心愉快地、全情投入地报道比赛活动。很多组织过大型活动的主办人都觉得媒体记者们较难接待，有些调皮还很刁钻，动不动就端出“无冕之王”的架子，吃住行要求高，照顾稍有不周就摆谱、发难。其实，大部分的媒体朋友都是好的，都是带着支持活动的本意来的，尤其是随着高尔夫运动越来越广泛地开展，采访高尔夫活动的记者也开始形成自己独立和相对固定的群体，他们对高尔夫比赛专业知识的熟悉和理解不亚于行内人士（特别是专业媒体的记者，普遍又比地方媒体记者更懂行）。比赛的组织者再也不用为了有些记者不懂规矩到处乱走，不合时宜率性乱拍而发愁着急了，这就是进步。具体在比赛活动过程中，我们在接待时主要掌握几个原则和做法。  

        （1）要每一个赛事活动组织者，包括球会各部门的员工，都认识到媒体工作的重要性。一般的赛事活动都不产生直接的经济效益，而只是通过赛事提升企业形象，提高球会的知名度和影响力，间接去落实经济效益，所以，媒体宣传就是整个赛事活动的目标环，是赛事活动成果的最终反映，必须全力以赴，一矢中的。不可想象没有媒体报道的赛事活动会有什么样的宣传效果和号召力，那可能令所有的努力都会如石沉大海，默默无闻。

        （2）对媒体记者的态度应保持不卑不亢，有礼有节。要明白一条道理，赛事活动组织者和媒体是相互依存、相互需要的，一方面赛事活动需要媒体更多更正面的报道，以扩大影响力，达到需要的宣传效果；另一方面媒体也需要有相关的新闻内容充实版面，提高刊物的可读性，故此，双方都有把活动报道工作搞好的目标。为了实现这个共同的目标，工作中就应互相尊重，互相配合。赛事主办者或球会完全没有必要把记者奉若神明或视同洪水猛兽，而是看成一个共同工作的同事就好了。

        （3）媒体记者到比赛活动现场是来工作的，主办方和球会有责任给记者的工作提供便利、舒适、快捷的条件，以便让他们能在轻松愉快、无顾无忧的工作环境中创造出最佳的工作成果。比如很多记者还没有自己的交通工具，要把他们集中来回接送一下；摄影、摄像记者扛的器材又多又重，现场最好给他们留备专用的球车；宴席时可能是拍摄记者最忙碌的时候，应该给他们留足够的饮食品，不至于吃别人剩的冷饭凉菜，等等。如果每一个细节都能照顾周到，那记者的工作自然也会事半功倍。

        （4）大部分记者接触整个赛事活动过程也就是一两天甚至是几个小时内的事情，要在这么短的时间内了解整个活动的情况，包括目的意义、人物时间、过程进展、结局效果等，是很不容易的。如何使报道不出现偏差，宣传到位又不致夸张，主办方和球会对报道的路向做出主导是很有必要的。通常有几种做法：

① 加强沟通与联络。及时将人物、事件、过程、时间、地点等给予通报，不要令记者们像无头苍蝇似的到处乱窜挖新闻源。

② 编写赛事活动的官方新闻通稿。出通稿并不是让记者有文可抄，而是让他们有章可循。通稿的作用就是能够让记者们在短时间内掌握本次活动的宣传主旨、内容和方向，哪些需要重点宣传，哪些一笔带过甚至只字不提，通稿往往一目了然，既减轻了记者们的压力，又传达了明确的信息，一举两得。

③ 接受采访。这是一种很直接、很见效的宣传方式。一般采访的都是球会总经理等赛事组织核心人物，通过采访问答，能清晰地、准确地给予媒体宣传的方向，收到很好的宣传效果。

        媒体接待工作是如此重要，以致会影响整个赛事活动的最终结果，故此笔者不吝笔墨把它作为以总经理身份组织赛事活动的重要一环加以特别提醒。现场如何应对，就要看总经理的智慧和能力了。

四、其他需要注意的细节

1、暂停常规施工

        在比赛活动日应暂停所有施工工程工作，包括球场场地和会所等维修工程，以免给客人留下不好的印象或给比赛造成阻碍。如一时未能修复的，必须有明显标志标明。如在比赛场地范围内的还必须在当地规则中说明处理办法。

2、草坪作业

        除之前所作的场地整备工作外，比赛当天的草坪作业也需要特别安排，如剪草，喷灌，耙沙坑的工作时间、密度和强度等。一方面要提供很好的场地，另一方面要使比赛顺利进行，还要创造相对公平的竞技环境。

3、后勤安排

        很多比赛组织工作对于工作人员的后勤安排都不是很重视，其实这是个误区。一场比赛往往要进行5～6小时，加上之前的接待、之后的颁奖等，有时要进行一整天，服务工作人员的劳动强度大，工作时间长，要让他们一直保持良好的体能、充沛的精力和积极的心态，这对赛事活动的成败起到关键的作用。

        后勤工作主要是员工上下班交通和工作时的餐饮安排，还有特殊时期如暑热天的特别措施等。只有这些安排到位和合理，才能使员工们有良好的身体和精神状态全力投入到比赛的服务工作中。